No se trata de ser más productivos sino más eficientes

Tradicionalmente venimos concentrados en cómo ser más productivos. Estamos obsesionados con la productividad, es decir, en la capacidad de producir “unidades de trabajo”. En otras palabras, hacer mucho. Pero esa mentalidad es del siglo pasado, cuando trabajábamos en fábricas y con horarios de oficina. El mejor empleado era el que producía más en 8 horas laborales.

Eso ha venido cambiando gracias a los computadores, Internet y la tecnología. Y claro, desde la pandemia y el teletrabajo se nota mucho más. Nuestro trabajo cada vez es más creativo. Y si eres emprendedor o independiente, sabes de qué te hablo.

Imagínate que trabajas en agencia y tu trabajo es hacer propuestas para posibles clientes. Yo te pregunto, ¿cuándo eres más productivo?

• Cuando haces cinco propuestas de afán, copiando y pegando, y no te aprueban ninguna.
• Cuando haces dos propuestas bien pensadas, creativas, y gracias a eso te aprueban una.

Ya no se trata de hacer cantidades de trabajo, sino de que lo que hagas sea de mucha calidad. Es decir:

No busques ser más productivo sino más eficaz y más eficiente.

Consejos para aumentar tu eficacia y eficiencia:

1. Ajusta tu rutina.

Algo que he cambiado desde hace unos años en mi manera de trabajar es dejar de forzarme por hacer esas tareas pendientes una detrás de la otra.

Ahora escojo bien lo que voy a hacer, de acuerdo a mi estado de ánimo, o a mi “mindset”.

La buena noticia es que se puede programar. Los seres humanos solemos funcionar por ciclos, por rutinas, que puedes ajustar.

Como todo, al principio puede costar mucho, pero con el tiempo se puede ir ajustando las rutinas. En mi caso, ahora las tareas administrativas solo las hago en las tardes (y estoy tratando de dejarlas solo para los viernes).

Las reuniones procuro hacerlas en las tardes, porque en las mañanas soy más creativo y es cuando más eficiente soy con esas tareas.

Hay un libro muy bueno, llamado “Mind Management, not Time Management” de David Kadavy, en el que se explica todo esto con más profundidad. Te dejo el link de Amazon por si lo quieres descargar o comprar en físico.

Partiendo de la base de los ciclos mentales y de las horas en las que estamos más sintonizados con un tipo de trabajo, @Kadavy recomienda trabajar en lo más creativo en las mañanas, que sea lo primero que haces, incluso antes del café mañanero, aunque yo pienso que no hay que llegar a extremos.

En las mañanas también se pueden dejar las reuniones creativas. Dejas para las tardes el trabajo un poco más analítico, como corregir tus propuestas, verificar hechos, investigar cifras. Reuniones.

Y en las noches (o al final de tu jornada, porque también hay que dedicar tiempo a la familia) te dedicas a absorber información: Leer blogs, artículos y libros, ver documentales. Yo acá meto películas y series porque ajá, no todo es trabajo. Y también porque, aunque no lo creas, del entretenimiento también salen ideas interesantes para tu trabajo.

2. Separa el trabajo creativo del analítico.

Mucho de mi trabajo es creativo, y cada vez será más así para todos, de acuerdo a estudios y a las tendencias mundiales.

Tomemos como ejemplo mi caso con los blogs: En las mañanas escribo, lo más creativo posible, con el tema que decidí en la noche, sin preocuparme por los enlaces, por validar el dato exacto, por la redacción y la ortografía. Eso lo hago en las tardes, cuando lo reviso, edito y pulo. Trabajo con el otro lado del cerebro, el analítico. Y en las noches descanso y pienso en otras cosas, que algún día me servirán para ser más eficiente, uno va conectando los puntos casi sin darse cuenta.

De paso, acá te dejo algunos consejos para escribir un buen blog.

El trabajo contable y administrativo ahora trato de dejarlo para un solo día de la semana. Normalmente las hago empezando la semana, aunque en el libro recomiendan hacerlo los viernes así que voy a ensayar.

3. ¡No veas noticieros!

Ese es uno de los mejores consejos que puedo dar. No sé si les ha pasado que están felices, caminando por la pradera oliendo flores —o trabajando, vaya uno a saber—, hasta que se cruzan con un noticiero, abren el portal de noticias en el navegador o, Dios no lo quiera, entran a Twitter. Cuando menos lo piensan, se sienten con ganas de pelear, desanimados, frustrados. De mal genio por alguna noticia densa.

Los noticieros, sean en televisión, radio o escritos, suelen estar cargados negativamente y son pesados. Usualmente vemos cómo el político Tal se robó esto, o hubo una balacera en equis lugar y las autoridades no hacen nada… en fin, ni sigo. El caso es que todo eso nos carga emocionalmente y nos baja inmediatamente la creatividad y el ánimo. Coloquialmente decimos que «se nos dañó el día». Estoy seguro que te ha pasado. No te hagas.

«Pero Marmota, hay que estar enterados de lo que pasa en el mundo, uno no puede estar aislado de las cosas», me dirás tú. «¿Para qué?»  te pregunto yo. Respóndetelo en privado, muy sinceramente: ¿Para qué te sirve estar enterado? ¿Vas a cambiar el mundo? ¿Trabajas en una ONG? ¿Eres Presidente de la República? A menos que seas periodista y trabajes en medios, veo muy difícil que “estar enterado” te sirva de algo real.

Muchas veces queremos saber solo porque queremos saber. Porque nos angustia no estar enterados. No te preocupes, es muy común. Tanto que le tienen nombre: Es el síndrome de “FOMO” (fear of missing out). Los gringos tienen una frase muy apropiada: «Ignorance is bliss», la ignorancia es una bendición. No en el sentido de “el pueblo bruto”, sino de que ignorar conscientemente ciertas cosas nos libera el cerebro y así lo podemos dedicar a cosas que realmente nos aportan.

Ahora, si una noticia es realmente importante, de esas “que hay que saber”, créeme, alguien te contará.

Te reto a que hagas el experimento una semana. Si luego de siete días sientes que tu vida es un caos por no saber qué pasó en el mundo, me avisas y te invito un café. Prometido. Pero te apuesto que sucederá lo contrario y el café me lo debes tú, jajaja.

4. Concéntrate.

Este último consejo es muy obvio pero lo aplicamos muy poco. Hoy en día es muy fácil desconcentrarnos. Que el niño de la vecina anda llorando atacado, los perros del apartamento de al lado ladran desaforados cada que los sacan a pasear. La notificación del correo electrónico, WhatsApp, la llamada del banco a ofrecer tarjetas de crédito, etc.

Mi consejo básico es: Apaga TODAS las notificaciones, pon el celular en modo avión, o en modo “No molestar” y serás mucho más eficiente (y productivo). Si quieres ponte audífonos y algún playlist apropiado. Créeme, el mundo no se acaba en una hora que te desaparezcas. Ensaya y me cuentas.

En otras ocasiones he hablado de claves para manejar el tiempo y cómo lo importante no es trabajar más, sino trabajar mejor.

Te dejo esos retos para esta semana: Aplica uno o varios de estos consejos, ojalá todos. Una sola semana, en serio. Y verás cómo trabajas mejor. La próxima semana vienes y me cuentas cómo te fue en los comentarios.

Apostemos.

Dos cosas antes de irme:

1. Puedes programar asesorías de marketing para tu emprendimiento. Tú escoges la hora en que nos reunimos. Puede ser una hora, o puede ser el programa especial de 8 sesiones.
2. Te dejo el playlist de la semana. Música suave (pero conocida) para trabajar.

@OmarGamboa

En redes sociales podemos seguir hablando. Me encuentras en LinkedIn, Instagram, Twitter, Facebook y YouTube. Y también escribo en El Tiempo.