Cada vez nos es más difícil manejar el tiempo, sobretodo a las personas que trabajan como independientes, que es (me atrevería a afirmar) el 99% de los interesados en tener una buena Marca Personal. Desde hace un tiempo venía preocupado por el manejo del tiempo, más ahora que estoy dictando clases en la Universidad Externado. Era necesario re-organizar mi tiempo, priorizar mis tareas.
La necesidad de organizar agenda es tal que muchas veces contratamos a alguien para eso. No sabemos qué hacer, si lo importante o lo urgente, y casi siempre se termina haciendo lo segundo. Además no se tiene horario fijo, como cuando se es empleado. Llega un punto en que nos sentimos frustrados porque mientras los demás descansan, nosotros debemos seguir trabajando. O cuando descansas sigues pensando en que ese tiempo podrías estarlo aprovechando para adelantar aquella propuesta que te pidieron “urgente”. A veces no sabemos qué hacer con todo, sentimos que no lo vamos a lograr, que no daremos abasto, queremos regresar corriendo a la vida corporativa donde solo había que hacer lo que el jefe pidiera.
En un viaje me crucé con un libro de Tim Ferris,”The 4-hour work week”, en el que comparte varios tips que ayudan a organizar las tareas que hacemos día a día. Tomé algunas de allí y traté de organizarlas y explicarlas de una manera sencilla y corta. Para que sea más fácil recordarlas, están divididas en 4 claves: DEAL.
Estas son las 4 claves para manejar el tiempo, basado en lo que propone Tim Ferris.
4 claves para manejar el tiempo
1. Definición.
Define lo que quieres hacer. Muchas veces hacemos tantas cosas que no sabemos por qué las hacemos. Entramos en un ritmo frenético y aceptamos hacer muchas tareas, nos sumamos a cualquier proyecto que nos proponen porque “uno nunca sabe” si de ahí va a salir el negocio de la vida. Pero la vida no se trata de hacer de todo un poco sino de hacer algo muy bien. Por eso debemos definir muy bien lo que queremos hacer, lo que disfrutamos haciendo, y definir para qué somos buenos. Muchas veces es lo mismo, porque somos buenos en aquello que nos gusta hacer y viceversa. Enfócate, haz lo que te gusta, o lo que crees que te va a servir más. Y si todavía no lo puedes hacer, al menos haz algo que te acerque a ello. Si te gusta la cocina y quieres abrir un restaurante, no trabajes en una peluquería. Define lo que quieres hacer y empieza.
Define tus objetivos. Si no sabes a dónde quieres llegar, cualquier camino te sirve. ¡Y nunca vas a llegar! Es necesario saberlo. “Ser independiente”, “ser famoso”, “ser rico”, “ser el mejor en mi campo” son todas metas muy diferentes que implican caminos diferentes, lo importante es que sepas qué es lo que te motiva. Entre las razones que más seguido me comentan para ser independientes están “quiero viajar mucho”, “qué rico poder trabajar desde la casa”. Cada una implica tareas muy diferentes y, definitivamente, implica saber manejar el tiempo muy bien.
Ahora, cuando sabes lo que quieres también sabes lo que no, lo que nos lleva al siguiente punto.
2. Eliminación.
Elimina todas las tareas que no quieres, debes, o necesitas hacer. ¿Cuántas veces te has visto enfrascado haciendo cosas que no disfrutas? Empiezas a sentirte frustrado, de mal genio, irascible.
Claro, siempre habrá tareas aburridoras, por lo general lo administrativo, que quitan mucho tiempo: separar facturas, hacer trabajo contable, pago de impuestos, reuniones innecesarias. Ese es otro punto importante: Elimina todas las reuniones que puedas. Hoy en día sufrimos de reunionitis: Hay que ver qué le presentamos al cliente: reunión. Hay que definir la nueva plantilla para las presentaciones: reunión. Algunas reuniones no se pueden cancelar, son necesarias (y tampoco recomiendo eliminarlas del todo), pero estoy seguro que al menos el 70% de ellas se pueden hacer virtualmente, por skype o hangouts, y así te evitas muchos desplazamientos. Aparte, cuando las reuniones son presenciales, la primera media hora se va en “¿y qué más, cómo van tus cosas?”.
Ahora, hay que romper un paradigma: Estar ocupado no es lo mismo que ser productivo. Muchas veces hacemos cosas que ocupan nuestro tiempo pero son muy poco productivas. Lo que yo hago de un tiempo para acá es que, cuando noto que llevo mucho dándole vueltas a algo sin avanzar, pienso qué tan dispuesto estoy a hacer esa tarea en ese momento. Me suele pasar que justo ahora no quiero hacer esa investigación para la charla que daré en unas semanas, pero sí disfrutaría escribir para el blog, por ejemplo. O prefiero leer sobre creatividad, redes sociales o emprendimiento. Así que olvido por completo la investigación y hago lo otro que sí quiero hacer. Aprovecharé más el tiempo y seré más productivo. Al otro día, a primera hora, empezaré con aquella investigación que dejé en pausa. Ojo, hay que tratar de no confundir con la procrastinación, que es dejar de hacer lo que debo hacer y me pongo a jugar XBOX, o a recorrer Netflix.
Otra cosa que hay que eliminar es ser multi-tareas. Desde que leí que eso es una ilusión, que el cerebro se concentra mejor en una sola tarea, noté que me rinde más de esta manera. Es muy cierto. Desde que era desarrollador de software lo pensaba, cuando debíamos parar un proyecto porque había que solucionar problemas en otro, retomar el primero era todo una agonía. Si nos concentramos en una sola tarea (así sea por etapas), la vamos a hacer mejor.
También hay que eliminar la saturación de información. Desde que dejé de ver televisión nacional me rinde más. Sobretodo porque hay 20 minutos de comerciales y 10 de programación real. Ahora veo Netflix, no veo comerciales, veo lo que quiero y cuando quiero. Antes vivía “preocupado” porque no veía noticieros o no leía el periódico. Desde que dejé de consumir noticias no solo vivo menos estresado (porque el 90% de los noticieros son sobre víctimas, apagones, intrigas políticas, etc) sino que invierto mejor ese tiempo. Si algo es realmente importante, seguro alguien me dirá “¿sí supo lo que pasó con [inserte acá la noticia realmente importante]?”. Y si algún día tengo la tentación de ver qué ha pasado en el mundo, leo las noticias online, o miro los Trending Topic en Twitter. Es mi caso, que vivo de las Redes Sociales.
Por ahí dicen que la ignorancia es una bendición (“Ignorance is bliss”, de un poema 1742, de Thomas Gray). Muchas veces nos “enteramos” de tantas cosas que le dedicamos demasiada atención a ello y no a lo verdaderamente importante. Como tuitero intenso que fui recién abrí mi cuenta, no podía pasar media hora sin saber qué estaban diciendo. Y, aunque es una excelente fuente de información, no es necesario estar todo el tiempo (y aceptémoslo, muy poco de lo que se escribe ahí tiene importancia). Tampoco es necesario leer a todo el mundo, solo a quienes realmente te interesa leer. Eso es cultivar la ignorancia selectiva. Como decía Ralph Waldo Emerson: “Hay muchas cosas en las que un hombre sabio desea ser ignorante.” Elimina de tu vida todas las ocupaciones innecesarias.
3. Automatización
El resumen de este punto es: Dejar que otras personas o herramientas hagan las tareas repetitivas.
Manejar el tiempo requiere ayuda. Durante mucho tiempo me quejé de las tareas administrativas, del tiempo que se me iba en eso. Y pensaba en que en ese momento podría estar haciendo algo que me representaría más dinero más adelante, como una propuesta pendiente, terminar la charla que haré, actualizar mi sitio web, escribir para el blog. Desde ese día prefiero pagarle a algún servicio de mensajería para que radique las facturas. Desde ese día autoricé a mi banco para que pague las facturas automáticamente. Ya no voy (casi) a bancos. También contraté un buen contador (casi no lo encuentro, pero finalmente lo conseguí) Se los recomiendo: Jorge Enrique Mojica (320)4958587. Si lo llaman díganle que yo les pasé el dato. Por cada referido que le mande me regala una menta. Y bueno, gracias a Jorge, yo ya no me preocupo por esas cosas y me dedico a lo que hago profesionalmente. Zapatero a tus zapatos.
Más arriba les hablaba de eliminar la mayoría de reuniones. Eso también encaja en este punto de aprovechar las herramientas: Usar Skype facilita mucho la vida. Cuando alguien me pide que nos reunamos por lo general es para proponerme negocios. Creo que la mayoría de las cosas se habrían podido decir por skype y nos habríamos evitado mucho tiempo perdido innecesariamente. Varios de los negocios y clientes más importantes que he manejado empezaron por una conversación online. Eso de tener que verse para todo está mandado a recoger. Las reuniones prefiero dejarlas para lo social. Además cada vez es más difícil coordinar las agendas de todos.
4. Listas.
De nada sirve manejar el tiempo si no hacemos todo lo que debemos hacer. Muchas veces mi mayor preocupación era no recordar todo lo que debía hacer. Y aunque me sentía orgulloso de ser “multi-tarea” y poder con todo, en el fondo vivía estresado tratando de que no se me escapara nada. Además era malísimo para delegar (eso lo trato de solucionar con el punto anterior). Ahora uso herramientas para listar mis tareas. Antes se llevaba todo en la cabeza, o en una libreta que debíamos llevar a todas partes. Pero de nuevo llega la tecnología a ayudarnos y podemos almacenar todo en la nube desde el celular, y queda disponible en el computador (propio o ajeno, privado o público). Algunos usan Evernote, otros usan DRIVE, otros la aplicacion Notes de Apple.
Lo malo de esas aplicaciones es que al principio es muy difícil adquirir el hábito. Ahí fue cuando me encontré esta maravilla de herramienta. Se llama Habitica. Además de que me ayuda a crear listas de tareas pendientes para hacer una vez, también se puede organizar las tareas diarias, o las que queremos volver un hábito. Y de paso me divierte porque usa los principios de gamification (de esto les hablaré en otra entrada). Se las recomiendo.
Listar permite despreocuparse de posibles olvidos. Y se vuelve un hábito. También sirve para priorizar, para separar lo importante de lo urgente y procurar dedicarle tiempo a lo primero. Lo que identifico como repetitivo lo delego o automatizo. De hecho, Tim Ferris nos da un diagrama de flujo muy interesante para saber cuándo hacer algo o cuándo delegar.
Con estos 4 tips para manejar el tiempo se nos puede facilitar la vida, podemos dedicarnos a hacer las cosas más importantes de una manera más práctica. Sé que el problema muchas veces se percibe como externo (el jefe me llena de trabajo innecesario, en la empresa no me dejan sacar una hora para investigar). De eso hablo en los #Marmotazos de EL TIEMPO. Acá el enlace.
Disfruta la vida. Se aliviana y así lo que se debe hacer se disfruta más. Yo vivo más ocupado ahora, pero menos cansado física y mentalmente, porque disfruto mucho lo que hago. A veces me dan las doce, una, dos de la mañana escribiendo, leyendo o investigando. Pero como me gusta tanto, ni la siento. Es más satisfactorio trabajar así. ¿Tienes otros tips para manejar el tiempo? ¿Has usado alguno de estos? Cuéntanos y entre todos vamos haciendo una lista más completa.
Acá puedes leer unos “Consejos para ser influenciador“, “Consejos para escribir un buen blog“, y también “Tips para proteger la información de tu celular“.
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